Cada vez nos quejamos más de que nos falta tiempo, de que no podemos llegar a todo, de que se nos solapan las obligaciones personales y profesionales y empezamos los día haciendo “uff”, poniendo caras tan fáciles de interpretar que no hace falta hacer un curso de “microexpresiones faciales” para hacernos una idea de lo que se les pasa por la cabeza. ¿Os suena de algo esto? ¿ estáis pensando en alguien? Podríamos ser cualquiera de nosotros/as.
Nos hace falta tomar conciencia de lo que significa el tiempo, de reeducarnos para optimizarlo. En los procesos de Coaching es un tema recurrente. Hacemos alusiones cotidianas a este tema de forma liviana con frases como “ el tiempo pasa muy deprisa”, “ parece que fue ayer”… y otras en las que ese exceso de conciencia pasada nos hace sentirnos culpables por no haber sabido poner freno, definir nuevos objetivos y haber dado un golpe de volante en su momento ( a tiempo! ).
Vamos a lanzarte una pregunta, enmarcada en el plano profesional: “¿ te has planteado cuánto vale cada hora tuya?”. Las respuestas suelen ser variadas y nuestra alternativa, independientemente de que sea la única, es la siguiente: divide el salario bruto anual que quieres ganar por el número de horas que quieres trabajar. ¿ lo has calculado? Y ahora, ¿ lo ves de otra manera?
Está bien, no hace falta que nos pongamos tremendistas pero sí que pongamos remedio, por lo que vamos a compartir con vosotros 8 ideas para que vayamos incorporando nuevos hábitos, cada uno su ritmo, cada uno a su tiempo.
1.- Orden. He sido uno de esos defensores de que “ dentro de mi desorden tengo mi orden”. Y esto, ¿quién se lo cree? Cuanto más ordenado tengo todo al principio del día con más motivación y agilidad vamos dando salida a los temas que ineludiblemente se han de hacer si o si. Si cuantificaras el tiempo que pierdes buscando ese mail que apuntaste no se sabe dónde, la clave de acceso, el documento que necesitas para adelantar … ¿ de cuántos minutos estaríamos hablando?
2.- Primero “ el sapo”: A colación con lo anterior, en primer lugar solemos dar salida a los temas que nos gustan, lo agradable, y vamos postergando para después lo comprometido, lo que tiene que ver con lo verdaderamente importante para nuestro negocio: la llamada al cliente, solucionar un pollo nada agradable, gestionar una queja, un impagado o retraso, … Pues es todo lo contrario, lo primero que tenemos que hacer ( que queremos hacer!) es lo desagradable y, si puede ser, en el momento del día en que tenemos más energía y vamos a ser más resolutivos.
3.- Agenda. Todavía escuchamos a gente que dice que funciona sin agenda. Y si les preguntas ¿ cómo lo haces? te responden que tienen muy claro lo que hay que hacer cada día. Con esta respuesta ya nos hacemos una idea de si funcionamos con objetivos a corto plazo o largo plazo, a focalizarnos en el 80/20 o en las urgencias. Tenemos varios tipos de agendas, desde las de toda la vida hasta las electrónicas, cada uno/a ha de hacer propia la que más vaya con el/ella, e incluso trabajar ambas al mismo tiempo.
4.- Listas de tareas. Cuando acabe el día deja una lista de tareas hecha con lo que quieres hacer al día siguiente. Al empezar el día la retomas y les asignas unos tiempos a cada tarea haciendo una previsión de un “margen” para esos incendios que por experiencia sabes que van a ocurrir. Se trata de tener el típico “plan B”, como cuando vas al aeropuerto y haces una previsión de lo que te puedes encontrar por el camino e impida que llegues a tiempo.
5.- Divide tareas. Aquí interviene el poder del paso a paso, el dividir tareas y, por tanto, dividir tiempos. Todo objetivo planteado en un tiempo se hace más llevadero si lo dividimos en pequeños pasos. Cada vez que llegas a uno de esos pasos o micro objetivos es como si tomaras aliento, ¿verdad?
6.- Interrupciones. Aquí entran las propias y ajenas. Esa llamada de una amigo/a que sabes que no es el momento de cogerla, correos no relacionados con tu negocio, redes sociales que no vienen al caso en ese instante, etc… Y como ajeno está el no saber ser asertivo. Ahora que tendemos tanto a los espacios diáfanos, sin fronteras, y que promueven la cercanía y el compartir información es más importante que nunca saber marcar esa línea invisible de privacidad para hacer lo que tenemos que hacer, sin distracciones.
7.- Delegar. En ocasiones nos justificamos con esa frase de “ si no lo hago yo no lo hace nadie” cuando sabemos que es una excusa porque nos cuesta delegar y nos sentimos cómodos en el “hacer” en modo – piloto automático – . Otra cosa es qué delegas y en quién delegas. ¿ Has contado cuantos minutos ahorrarías al final del día si quisieras y supieras qué puedes delegar?
8.- Descansar. Se comenta que los ratios de descanso están entre los 5-10’ por hora o 15’ cada dos horas. En nuestra opinión se trata de descansar lo suficiente y necesario para que al volver a la tarea no nos cueste arrancar. Es una cuestión de optimizar el descanso con el objetivo de ser más productivos.
Es probable que esto que acabas de leer no te suene como algo nuevo y tienes toda la razón. Es viejo como el tiempo. La moraleja no es tanto si lo sabemos sino si lo hacemos. Y si lo sabemos y lo hacemos la otra pregunta que nos queda por responder es si lo hacemos bien, si conseguimos lo que queremos y no solo le sacamos tiempo al tiempo sino que además sabemos hacer un buen uso de él. Lo más triste de todo sería tener tiempo y no saber qué hacer con él. Honra tu tiempo … y el de los demás!
