La vacaciones son un momento propicio para desconectar, ver las cosas desde diferentes ópticas y realizar actividades que también te gustan pero que no haces con la frecuencia que desearías. Entre ellas, nos gusta ver buenas series, y una de éstas es House of Cards ( Kevin Space y Robin Wright entre el reparto), de la que nos hemos inspirado para hacer este post ya que un aspecto que nos ha llamado la atención es el setting de las negociaciones. Por supuesto que no vamos a hablar de la serie, pero sí de lo que nos suele pasar en nuestro día a día.
¿ Te has visto en alguna ocasión en el dilema de si te has de sentar o no cuando esperas para entrar en una reunión? ¿ Has dudado de qué silla o qué lugar vas a elegir para sentarte una vez estés en ella? Pues de estos aspectos y otros que vienen a colación son los que queremos explorar contigo. En muchas ocasiones nos preocupamos por preparar la entrevista 
o negociación en contenidos, argumentos, objeciones y demás detalles pero olvidamos aspectos no menos importantes como el contexto en el que va a tener lugar esa negociación, desatendiendo el espacio como instrumento de poder.
Si os parece vamos a fijarnos en 5 puntos a tener en cuenta, a modo de esquema, por si os resulta útil ponerlo en práctica en futuras ocasiones. Seguramente muchos de estos comportamientos ya los practicamos en nuestras negociaciones aunque no está de más hacer alusión a algunos de ellos por si nos aporta algo que no supiéramos o no aplicamos.
Vamos allá y empecemos por un orden más o menos lógico de acontecimientos:
1.- ¿ En tu empresa o en la mía? Normalmente, cuando somos nosotros los que pedimos reunirnos, lo habitual será que la persona que se desplaza seamos nosotros. ¿ Y eso es bueno o es malo? Pues tiene pros y contras, como todo, y lo importante será que nos apoyemos en la ventaja competitiva que represente cada una de las opciones:
- Que jugamos en casa! Gozamos de cierta superioridad y seguridad, ya que controlamos el espacio, los descansos y tenemos todos los recursos que necesitemos en nuestra casa y a nuestra disposición.
- Que jugamos en casa del cliente! Podemos aprovechar el exceso de confianza que les supone jugar en casa, podemos ver al cliente como es realmente, “sin poses”, nos permite pedir un aplazamiento por si nos faltan datos o tenemos que consultar, …
Otra opción es el terreno neutral, siempre y cuando no lo proponga ninguna de las partes implicadas en la negociación. Si lo propone una de las partes lo de “neutral” es difícil tomarlo como tal.
2.- Y cómo espero, ¿de pie o sentado? A nosotros, personalmente, nos gusta esperar de pie, independientemente de si estoy en la antesala o en el interior de la misma. Al margen de ser una cuestión protocolaria una de las ventajas que tiene es que puede generar cierta “tensión de obligación” – “que mal me sabe, lo he tenido 10 minutos sin sentarse” – Y ojo, también es cuestión de apelar al sentido común si el tiempo que nos hacen esperar pasa el límite de “lo prudencial”.
3.- Y, ¿qué hacemos con la temperatura y la luz? Lo normal es tener una temperatura en la sala que oscile entre los 18 y los 22 grados. Siempre hablamos desde una óptica del ganar-ganar!, si lo que queremos es tomar una posición negociadora diferente jugaremos con temperaturas al alza o a la baja. Y lo mismo pasa con la luz, es decir, luz muy clara se asocia a posturas dominantes y luces más atenuadas acercan posturas y facilitan que las personas no se sientan tan observadas.
4.- ¿ Dónde nos sentamos una vez dentro? Si jugamos en casa nosotros decidimos la estrategia y si jugamos fuera veremos qué podemos hacer dentro de nuestras posibilidades de elección. Si os parece vamos a ver los diferentes mobiliarios que nos vamos a encontrar:
a)En la mesa/escritorio de nuestro interlocutor. Típica situación en la que él/ella está en su despacho, con su silla ergonómica y tu silla “sin brazos” está justo delante de él/ella. Está claro que la relación no es de igual a igual, ¿verdad?.
b)Mesa cuadrada. En este caso tenemos dos opciones con dos lecturas diferentes. Si nos ponemos justo delante estamos adoptando una posición confrontadora. En cambio, otra opción es sentarte en el lateral más cercano a la otra persona incorporando una postura más colaborativa. En este caso el vértice de la mesa hace de límite o frontera que salvaguarda el espacio necesario para cada una de ellas.
Y en lo que respecta si sentarse a la derecha o a la izquierda de nuestro interlocutor también dependerá de nuestra estrategia y nuestro rol. Si adoptamos una posición persuasiva para convencer al otro y apelar a su lado emocional nos sentaremos a la izquierda de la otra persona. Si vamos a ver una película y nos sentamos a la derecha del cine nos implicaremos mucho más emocionalmente que si nos sentamos a la izquierda. Si por el contrario, en esa negociación deseamos apelar a su “sensibilidad racional” nos sentaremos a la derecha. Cuando nos sentamos a la izquierda facilitamos que pueda ver las notas que tomamos ( en caso de ser diestros, claro!) y mostrar visualmente aquello que facilite la dinámica de la negociación
c) Mesa rectangular. Es algo parecido a la cuadrada pero al ampliar dimensiones aumentamos las posibilidades de acción. Si estamos en frente sigue siendo confrontador, al lado separados por el vértice más colaborativo y si nos sentamos en el mismo lado de cliente/socio todavía más facilitadora. En este punto la relación de poder se puede percibir como más de igual a igual, de trabajo conjunto. Eso sí, sentarte al lado de la otra persona dependerá de tu estrategia y del grado de confianza que tengas con él/ella, sin llegar a invadir el espacio personal ( sentido común!)
d) Mesa redonda. El Rey Arturo planteó esta alternativa para evitar las relaciones de poder y dar a entender que todo el mundo tenía el mismo peso en las negociaciones. No obstante, aunque la finalidad sea esa y se presuponga como un mobiliario facilitador de las relaciones de igual a igual, las personas que se sientan alrededor de la persona que lleva el peso en la negociación son las que también tienen un rol privilegiado. Cuanto más cerca del foco del negociador, más importancia tienen esos miembros. El que se sienta a la derecha del “líder” se le confiere más poder que al de la izquierda. Y como en el resto de mesas, el que se sienta enfrente adopta un rol de “oposición”. Si nos lo imaginamos como las agujas de un reloj, los que se sientan a las 3 y a las 9 son las posiciones de menos jerarquía e importancia.
5.- ¿ Y cuánta distancia dejo entre nosotros/as? Volvemos a apelar al sentido común y al aspecto cultural. La distancias personales no son las mismas en países latinos, más cercana, que en los países nórdicos. No vamos a entrar en los tipos de distancias pero si nos parece interesante comentar que si estamos con personas visuales la distancia será mayor, ya que les gusta tener una mirada periférica de lo que pasa en la sala. Las personas auditivas necesitan una distancia menor y las kinestésicas más cercanía.
En resumen todo depende de nuestra estrategia, de saber lo que queremos y saber lo que “a priori” quiere la otra parte. El espacio es un instrumento más que nos puede ayudar o puede arruinar una negociación por haber estado perezosos a la hora de prestarle la atención que se merece. Como hemos visto, en ocasiones tendrás más o menos control, pero siempre hay algo que depende de ti y que puedes hacer para dirigir ese encuentro hacia donde deseas.
Toni Cátedra / Marta Foix
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