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¿Cuántas veces has tenido la sensación de que estás sobrepasado de trabajo? ¿eres de los/as que cree que podemos hacer multitasking? ¿has estado a punto de quemarte por no pedir ayuda?
Esta última semana he estado leyendo el libro de Gabriel Ginebra “Gestión de incompetentes” y me ha seducido la forma en que aborda los diferentes tipos de incompetencia y esa humildad de reconocernos todos incompetentes en algún momento y/o circunstancia. !Si te lees el libro pensando que TU no eres incompetente, es que eres el primer incompetente!
De todas estas tipologías que explicita, me gustaría centrarme en una de ellas: el que va hasta arriba o asfixiado/a. Cada uno de nosotros tenemos una especie de termostato que nos indica cuando estamos llegando a nuestra capacidad máxima de rendimiento o de agobio. Y como lo más importante es el autoconocimiento, quiero compartir contigo que rindo al máximo cuando voy casi casi al límite de lo que puedo dar. Y digo casi al límite, porque una vez que paso ese umbral me ocurre todo lo contrario. De la misma manera, si nos posicionamos en el extremo opuesto, cuando voy con escasa carga de trabajo, el efecto que suele provocar en mi es que la atención baje, me relaje en exceso e incluso llegue a procrastinar llegando justo a algunos de los plazos de entrega.
Cuando estamos en un escenario de este tipo, para hacer el diagnóstico debemos hacernos tres preguntes. Son 2 preguntas cerradas y una abierta a modo de solución, suficientes y necesarias en esta primera etapa:
- ¿El colaborador sabe hacer lo que se le pide? En este caso SI
- ¿El colaborador puede hacerlo? En este caso NO
- ¿Qué necessita/falta? RE-CUR-SOS
En muchas ocasiones, cuando los retos son realmente ambiciosos el problema no es tanto la persona sino ajustar alcances y expectativas.
Como dice Gabriel Ginebra confundimos la capacidad (abstracta) de hacer cualquier cosa con la necesidad (concreta) de hacer todo a la vez.
Es “imposible” hacer 10 visitas Comerciales de calidad entre las 10 y las 13 horas del medio día, construir un hotel de 30 pisos en 13 días (el record està en 15 días en China, aunque podemos imaginar la calidad del hito), atender a X enfermos en Y minutos en la Seguridad Social, atender al teléfono al mismo tiempo que escribes un mail … No estamos preparados para el multitasking. Acabamos igualando el condicional al presente inmediato: “este informe los podríamos tener hecho en 2 horas”; lo trasladamos al “este informe tiene que estar hecho en dos horas”. Hemos aceptado a decir SI a todo, de manera obediente, sin rechistar, sin negociar, sin preguntar, sin poner en entredicho. Ahora todo es para ayer y lo peor de ese “todo” es que muchas veces el que exige solo quiere tener ese documento en su bandeja de entrada “por si alguien se lo pide” y, por curarse en salud, esta jugando con la salud de sus equipos. En esta batalla todos pierden: nada quema más a un colaborador y desautoriza a un directivo que pedir imposibles sin dar alternativas ni recursos.
Acabamos igualando el condicional al presente inmediato: “este informe los podríamos tener hecho en 2 horas”; lo trasladamos al “este informe tiene que estar hecho en dos horas”
Existen múltiples recursos que podemos brindar a nuestros colaboradores (tal y como los expone Gabriel Ginebra) cuando no pueden hacer lo que tienen que hacer pese a saber cómo hacerlo:
- Materiales e instalaciones. Podemos ir desde la habilitación de un espacio físico, material de soporte, movilidad … En definitiva aquellas herramientas que le quiten el obstáculo del medio para que puedan avanzar.
- Información. Poner a disposición del colaborador recursos tales como datos, informes, plantilles, presentaciones, contactos, itinerarios …para que consigan más en menos tiempo y se desgasten lo mínimo.
- Recursos económicos. Conseguir subvenciones, adelantos, … Te aseguro que el dinero es una fuente de energía que da muchísima felicidad y te la quita cuando no se tiene. Como se suele decir “cuando tienes dinero eres parte de la solución. Cuando no lo tienes eres parte del problema”
- Recursos Humanos. En el sentido estricto de la palabra ¿cómo te has sentido cuando sabiendo que si te asignaban una persona más en el proyecto éste saldría sin problema pero te la denegaron? Contar con la persona adecuada en el momento oportuno puede representar perder o ganar un cliente, llegar a tiempo o demorar una entrega, …
- Recursos temporales. La falta de tiempo genera mucha angustia, el querer llegar en el plazo indicado salvando todos los contratiempos. No digamos SI a todo y renegociemos plazos de entrega y estimaciones bajo criterios razonables y objetivos.
¿Y qué puedo hacer yo para que esta sensación de ir asfixiado se reduzca? Porque, por lo que veo, estas soluciones parecen que todas vienen del “exterior”
Tienes toda la razón, echo de menos la autogestión desde los recursos propios y es por ello que te propongo:
- Valora bien tus capacidades. Conoce dónde están tus mínimos y máximos. Entre doctor Jekyll y mister Hyde hay un punto medio en el que navegar. Dosifícate como puedas, establece una velocidad de crucero y sé muy asertivo tanto con clientes internos como externos.
- Contempla el peor escenario. ¿qué es lo peor que podría pasar? ¿qué tengo que hacer para que esto no suceda? ¿A quién puedo acudir en caso de …….. y que me va a …… en aras a conseguir ……? Y no solo contémplalo, sino relativízalo!
- Desarrolla la creatividad. El hecho de vernos en situaciones “casi límites” es que estimulamos nuestra capacidad para buscar opciones y alternativas. Sin embargo, no olvides que cuanto más al límite estemos menos creativos seremos. El estrés disminuye la capacidad creativa.
- Haz parones. ¿Pero si voy al límite cómo voy a hacer parones? Pues precisamente por eso, porque ya no rindes bien. Necesitas afiliar el hacha. El que para repara. ¿te ha pasado alguna vez eso de estar al límite, irte media hora a la piscina y entre brazada y brazada haber encontrado una solución?
- Busca apoyos. Hay persones que son aceleradoras para tus proyectos y lo mejor de todo es que están deseosas de ofrecerte esa ayuda. Las personas nos sentimos reconocidas cuando nos piden ayuda, así que ya sabes! Practica el reconocimiento
Un aspecto que me gusta de estar formado y ser practicante de marcos de trabajo agile es que la sensación de no llegar se reduce en tiempo y forma.El poder expresar abiertamente cada día, y desde la confianza, los obstáculos y cuellos de botella con los que te vas a encontrar, así como el pedir ayuda, favorece el sentimiento de pertenencia, reduce angustias y cohesiona al equipo hacia un objetivo común.
Y tu, ¿qué vas a hacer la próxima vez que te sientas agobiado/a por el sentimiento de no llegar?
Para despedirme aquí te dejo con la música de Daft Punk, que se acaban de separar. No sé si por exceso de trabajo o por falta del mismo. Ellos sabrán. Eso sí, vamos a echar mucho de menos la música que hacían como banda.
Toni Cátedra
Psicólogo, formador y Coach Ejecutivo (AECOP)
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